Online-Meetings professionell vorbereiten und durchführen

In der aktuellen Homeoffice-Ära rücken Online-Meetings an die Stelle von Team-Zusammenkünften. Video-Konferenzen via Zoom, Microsoft Teams oder Google Hangouts ersetzen Kundengespräche. Für Absprachen mit internationalen Kollegen steigen wir nicht mehr in den Flieger, sondern setzen uns vor die Laptop-Kamera. Oder kurzgefasst: Die digitalen Tools beeinflussen seit den letzten Monaten unser Kommunikationsverhalten deutlich.

Online-Meetings: Diese Stolpersteine sollten Sie umgehen.

Online-Meetings bieten zahlreiche Vorteile, sofern denn alle Möglichkeiten ausgeschöpft werden. Bekannter sind Ihnen vermutlich die zahlreichen Faux-Pas, die während der digitalen Übertragung passieren können. Was viele unterschätzen: Genau wie ein Meeting in der analogen Welt, so sollten auch Online-Meetings gut vorbereitet werden. Sie kennen sicher die diversen Beispiele, die wichtige Konferenzen von Politikern zeigen, in denen plötzlich im Hintergrund ein Kind den Raum betritt. Oder die Kollegen, die immer noch nicht wissen, dass auch ihr Raum-Hintergrund auf dem Monitor des anderen erscheint und private Dinge offenbaren kann. Auch ein unscharfes Bild oder eine mangelhafte Tonübertragung sorgen höchstens für Kopfschütteln beim virtuellen Gegenüber. Ein professioneller Auftritt jedenfalls funktioniert anders.

Auf die Größe kommt's an!?

Spätestens, wenn Sie sich mit mehr als 20 Personen virtuell verabreden, ist ein im Vorfeld gut organisiertes Online-Event unabdingbar. Denn: Alle Teilnehmer sollten die Präsentation eines Produktlaunches unbeschwert genießen dürfen, ohne sich an technischen Rucklern, ablenkenden Hintergründen oder Kollegen mit technischen Schwierigkeiten zu stören. Auch eine rege Diskussion in größerem Rahmen kann leicht in falsche virtuelle Bahnen laufen. Mit einer professionellen Regie und einem gut getimten Ablaufplan kein Problem.

Beachten Sie hierfür einfach die folgenden Schritte, dann steht einem einprägsam positivem Online-Erlebnis nichts mehr im Weg!

Teilnehmerstarke Online-Meetings professionell aufgesetzt

Egal ob online oder analog, ein Meeting beginnt schon vor dem eigentlichen Treffen mit einer detaillierten Einladung: Sie stellen Ihren Kunden und/oder den Kollegen die Informationen über Ort, Zeit und (digitalem) Raum zur Verfügung sowie eine kurze Agenda. Was in einem 1-to-1 noch unproblematisch via Videochat funktioniert, wird bei einem teilnehmerstärkeren Online-Meeting leicht zur Herausforderung. Eine personalisierte Einladung mit allen Informationen öffnet Ihnen die Tür für einen professionellen ersten Eindruck.

Bleiben Sie im Gedächtnis mit einem individuellen Design sowie einem extra Service: Je größer die Teilnehmeranzahl, umso größer ist die Herausforderung alle Teilnehmer gut auf das Meeting vorzubereiten. Noch bevor die Präsentation beginnt, können Sie auf die Funktionalitäten hinweisen, zum Beispiel durch ein Voice-over-Video. So fühlen sich die Teilnehmer von Beginn an wohl beim digitalen Treffen. Alle sind auf dem gleichen Stand und mit den Möglichkeiten während des Meetings vertraut.

Im eigentlichen Meeting überzeugen Sie Ihre Gäste natürlich inhaltlich. Gleichzeitig können Sie durch genau abgestimmte, technische Übergänge einen noch professionelleren Eindruck hinterlassen. Teilnehmer können nach vorherigem Handzeichen in die Diskussion eingebunden werden. Alternativ eignet sich eine umfangreichere Q&A Runde am Ende des Vortrages. So erwacht jede Fach-Präsentation zu einem lebhaften Diskurs. Gerade bei größeren Meetings macht dieser Regie-Part den professionellen Unterschied aus und kann an einen Verantwortlichen ausgelagert werden. So konzentrieren sich Referent und Publikum ganz auf die spannenden Inhalte.

Die Präsentation ist und bleibt das Kernstück eines erfolgreichen (digitalen) Meetings. Mit einigen technischen Finessen und einem Coaching-Service für Teilnehmer und Referenten vorab, bleiben Sie sicher sehr positiv in Erinnerung.

Genießen Sie Ihr Meeting in einer großen Teilnehmerrunde!

Wir übernehmen den Rest - sprechen Sie uns gern für ein Coaching oder technischen Support an!

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