Microsoft Teams oder Zoom? Das passende Tool für Ihr erfolgreiches Online-Meeting

Microsoft Teams und Zoom werden von unseren Kunden regelmäßig für die Durchführung professioneller Online Meetings eingesetzt. In den letzten Wochen und Monaten konnten wir mit beiden Videokonferenzplattformen viele positive Erfahrungen für unterschiedlichste Meeting-Ansätze sammeln und in der Umsetzung deutliche Stärken beider Plattformen identifizieren: Über Büro- und Ländergrenzen hinweg treffen sich Businesspartner oder internationale Kollegen via Videokonferenz und arbeiten gemeinsam an Projekten, führen Verhandlungen oder Kundenberatungsgespräche. Ein digitaler Meeting-Raum ist dabei auch für viele Teilnehmer schnell eingerichtet, die Durchführung erfolgt inzwischen nahezu intuitiv. Fast so, als würden sie einen Konferenzraum im eigenen Büro reservieren. Die Referenten konzentrieren sich voll und ganz auf ihre Präsentation...oder?

Trotz der zahlreichen Vorteile und einer intuitiven Bedienbarkeit erleben wir häufig eine latente Unsicherheit im Umgang mit der Technik. Die Angst davor, dass mitten in der Livepräsentation eine technische Panne den Redefluss unterbricht, ist nach wie vor groß. Doch das muss nicht sein. Mit einer guten Vorbereitung starten Sie entspannt in ein erfolgreiches Online-Meeting. Die Auswahl des richtigen Online-Meeting-Tools ist dabei die Basis für ein erfolgreiches Meeting.

Unser Tipp: Mit diesen Fragen finden Sie ganz leicht heraus, welches Tool das passende für Sie ist.

Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen Microsoft-Office-Produkte?

Wenn Sie diese Frage mit einem “ja” beantworten, dann sind Sie automatisch für Microsoft Teams freigeschalten, da es gebündelt mit Microsoft 365 angeboten wird. Wenn Sie in Ihrem Daily Business bereits mit Microsoft Teams vertraut sind, dann empfehlen wir, dieses auch bei umfangreicheren Online-Meetings einzusetzen. Für ein erfolgreiches Meeting, egal ob digital oder analog, ist es wichtig, dass Sie sich in Ihrer Arbeitsumgebung wohl und sicher fühlen.

Präsentieren Sie in einem kleineren bis mittleren Rahmen oder sollte Ihr Online-Meeting bis zu 10.000 Personen involvieren können?

Genauso, wie Sie einen klassischen Konferenzraum entsprechend der Teilnehmergröße buchen, so sollten Sie auch das passende Online-Meeting-Tool auswählen. Sehr große Veranstaltungen mit bis zu 10.000 Personen sind auf beiden Plattformen zwar möglich, aus unserer Erfahrung aber über Zoom etwas einfacher in der Durchführung. Ab 1.000 Teilnehmern wird Ihre Präsentation bei Zoom als Webinar gehalten, bei dem der Referent präsentiert und auf Fragen aus dem Chat antwortet. Im Gegensatz zu Zoom Meetings, die nur bis 1.000 Teilnehmer möglich sind, sind bei Webinaren z.B. die Videofreigabe nur für Hosts und Panelteilnehmer möglich, nicht aber für alle weiteren Teilnehmer, die dem Webinar im reinen Zuhörermodus zugeschalten werden. Dies ermöglicht eine professionellere und störungsfreiere Durchführung von Präsentationen oder Terminen mit großer Teilnehmerzahl.

Breakout-Sessions, also die Möglichkeit Teilnehmer innerhalb des Meetings miteinander zu vernetzen und für Brainstormings und kleinere Diskussionsrunden zusammenzuschließen, funktioniert auf beiden Plattformen. Doch auch hier geht der Punkt aus unserer Erfahrung an Zoom, da die Funktionalitäten für die Teilnehmer etwas leichter und intuitiver angelegt sind. Für die Ergebnispräsentation bietet Zoom etwas mehr Möglichkeiten: Unterschiedliche Teilnehmer können ihre Bildschirme gleichzeitig freigeben und den anderen Teilnehmern sichtbar machen.

Wie präsentieren Sie Ihre Marke innerhalb eines Online-Meetings?

Ihre Präsentation zeigt neben den Inhalten auch Ihr Markenbranding in Form von Logos, Farben und den definierten Schriften. Doch setzen Sie Ihre Corporate Identity bereits gezielt während eines Online-Meetings ein?

Mit Microsoft Teams gestalten Sie Ihren Präsentationshintergrund komplett frei, können also Branding-Elemente geschickt einsetzen. Zudem kann durch zusätzlichen Einsatz externer Technik ein Live-Schnitt der Sequenzen vorgenommen werden, der für ein noch professionelleres Auftreten vor Kunden und Teamkollegen sorgt.

Die Branding-Möglichkeiten sind auf Zoom ebenfalls mit einem virtuellen Hintergrund möglich, nur nicht so frei gestaltbar wie auf Microsoft Teams. Hier geht der Punkt an Teams.

Wie lassen sich internationale Präsentationen und Meetings mit mehrsprachigen Audiospuren am besten umsetzen?

Planen Sie ein internationales Meeting mit Teilnehmern aus verschiedenen Ländern bzw. mit verschiedenen Sprachpräferenzen? Um Missverständnissen vorzubeugen und Sprachbarrieren zu überwinden, bietet sich der Einsatz eines Dolmetschers an. In Zoom haben Sie die Möglichkeit einen oder mehrere Simultandolmetscher zu integrieren. So können alle Teilnehmer den für sie passenden Sprachkanal auswählen.

Teams bietet diese Möglichkeit nicht. Dolmetscher können hier nur durch den Einsatz zusätzlicher externer Apps mit eingebunden werden.

Welche zusätzlichen, speziellen Elemente möchten Sie in Ihr Online Meeting integrieren?

Eine einfache Online Präsentation ist für Ihre Anforderungen nicht ausreichend, Sie möchten gerne weitere Features, wie Umfrage Tools, White Boards uvm. verwenden? Sowohl in Microsoft Teams als auch in Zoom haben Sie die Möglichkeit Whiteboards einzusetzen, um Live-Skizzen anzufertigen oder Umfragen live im Meeting durchzuführen und die Ergebnisse in Echtzeit zu präsentieren.

Bei Zoom gibt es darüber hinaus dedizierte Apps, die einfach in Ihr Meeting integriert werden können - von Gaming Applikationen über Diagramme bis zu Notizlisten werden alle Bereiche abgedeckt.

In Teams gibt es die Möglichkeit verschiedenste Addons aus der Microsoft Familie zu integrieren. Dies gestaltet sich aber deutlich aufwändiger und weniger nutzerfreundlich, wenn es darum geht, diese Apps auch Personen zugänglich zu machen, die in ihrer Organisation nicht über einen Mircosoft 365 Zugriff verfügen.

Zoom zeichnet sich hier durch größere Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit aus. Teams bietet zwar die gleiche Funktionalität und sogar noch deutlich mehr Anpassungsmöglichkeiten, ist aber eher für die Nutzung innerhalb einer Organisation zu empfehlen.

Haben Sie anhand dieser Fragen bereits das passende Tool für Sie herausgefunden oder möchten Sie die Funktionalitäten noch besser verstehen?

Sprechen Sie uns gern für ein Coaching oder technischen Support an!

Kontaktieren Sie uns perDiese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder rufen Sie an: +49 89 943894101